서울 서초구는 오는 30일부터 구청 뿐 아니라 동주민센터 등 모든 민원실에서 고도화된 ‘전자민원서식 작성시스템’을 적용한 ’디지털 민원실’을 전면 운영한다고 밝혔다.

이에 따라 서초구의 ’디지털 민원실’을 찾은 민원인은 구청·동주민센터 모두에서 종이 신청서 없이 스마트폰과 QR코드를 활용해 간편하게 민원 신청서를 작성할 수 있게 된다. QR코드 스캔을 통해 스마트폰으로 URL을 전송받은 후 신청서를 작성하면 신청서가 암호화된 QR코드로 변환되고 이를 스캔 리더기에 인식시키면 담당공무원 PC로 전송되어 자동입력이 가능하도록 하는 시스템이다.

이를 통해 민원인이 기본적인 인적사항 등 내용을 여러 신청서에 반복적으로 작성하는 시간을 줄이고, 담당공무원도 신청서의 내용을 PC에 일일이 기입하는 시간도 크게 줄여 신속한 업무처리가 가능해질 전망이다. 또, 민원인이 번호표 대기시간 중에 미리 신청서를 작성할 수도 있고, 서초구 홈페이지에서 신청업무를 미리 선택하면 구청에 도착하기 전에도 미리 작성할 수도 있다.

구의 ‘디지털 민원실’에서는 식품위생 영업신고, 통신판매업 등 총 186종에 달하는 민원창구 업무를 디지털 방식으로 신청할 수 있다. 이는 전체 민원창구 업무의 약 86%에 해당하는 것으로, 일부 민원을 제외하고 거의 모든 민원신청과 접수가 디지털로 전환된 것이다.

구는 고도화된 ‘전자민원서식 작성시스템’을 적용한 ‘디지털 민원실’ 운영을 통해 민원접수와 신청서 작성을 쉽고 빠르게 하는 것은 물론, 구의 모든 민원창구를 ‘디지털 민원실’로 운영하여 적용 가능한 사무 종류(78종→186종 사무)와 창구 수(5개→189개 창구)를 대폭 확대하고, ‘종이문서 전자화’를 통한 민원실 디지털화에도 크게 기여할 수 있을 것으로 전망하고 있다. 또, QR 이용부터 작성까지 간단한 인터페이스로 어르신들도 쉽게 이용할 수 있고, 스마트폰 이용을 돕는 안내직원도 배치하여 정보약자를 위한 배려에도 세심하게 신경을 썼다.

이와 함께 기존에는 본인 신청만 가능했던 것을, 위임(대리)신청 가능한 전자서식 및 도장스캐너를 추가하여 대리인도 신청이 가능하도록 하고 별도로 위임장을 작성해야 하는 번거로움도 크게 줄였다. 신청서와 위임장에 중복된 내용들은 자동으로 입력되어 작성시간이 크게 줄어든다.

또, 민원인이 도장을 가져오면 민원창구에 설치된 도장스캐너를 통해 날인하면 도장 이미지가 전자화 후 자동 전송되어 업무처리가 더욱 간편해질 전망이다.

민원신청 접수부터 보관·관리까지 모든 종이문서 전자화도 전국 최초로 새롭게 추진된다. 신청서 뿐 아니라 민원인이 지참하여 제출하는 구비서류까지 전자화(스캔)하여 접수하고, 서류도 전자화된 업무관리시스템에 저장한다. 그간 민원인이 제출한 구비서류는 담당 공무원이 접수 후에 문서고에 보관해 왔지만 ‘디지털 민원실’ 운영을 통해 문서스캐너를 창구마다 설치하여 구비서류를 접수 즉시 스캔하여 전자화하고, 민원인이 작성한 전자신청서와 함께 시스템에 등록한다.

이를 통해 구는 연간 약 120평의 문서고 공간절약이 가능할 것으로 내다보고 있다. 또한 민원신청 문서를 인쇄하는 비용 역시 연간 2천만원 이상 절약할 것으로 기대하고 있다.

앞서 구는 지난 해 6월부터 역시 전국 최초로 구 민원부서인 오케이민원센터 5개 창구 78종 민원사무에 대해 ‘전자민원서식 작성시스템’을 적용해 식품영업 신고 등 일부 창구에서 시범적으로 운영을 시작한 바 있다. 그간 이 시스템이 적용되는 민원업무의 약 90%가 ‘전자민원서식 작성시스템’을 통해 신청됐다. 시스템 도입 후 민원대기 시간이 30분에서 15분으로 50% 단축됐고, 이용자 만족도도 91%에 달한다는 것이 구의 설명이다.

해당 시스템은 그 우수성을 인정받아 행정안전부가 주관하는 ‘2023 디지털 지방정부 우수사례 경진대회’에서 최우수상을 획득, 행정안전부 장관상을 수상하기도 했다.

전성수 서초구청장은 “이번 ‘디지털 민원실’ 운영으로 주민들이 편리하고 빠르게 행정서비스를 받을 수 있게 돼서 매우 보람되게 생각한다” 면서 “앞으로도 다양한 디지털 기술을 민원서비스 전반에 접목해 스마트한 서초구 행정을 지속해 나가겠다”고 말했다.